FAQ

Modulele sistemului TISS Optic permit fiecărui client să activeze doar funcțiile pe care le va folosi cu adevărat. Ne definim împreună, la o întâlnire, ce are nevoie fiecare optică. Unora le trebuie un sistem de sucursale, altora doar un sistem pentru mai mulți angajați, iar la opticile cu unul sau doi lucrători sunt chiar mai puține cerințe. Fiecare decide singur nivelul de evidență în sistem.

Depozitul este atât de flexibil încât permite înregistrarea anumitor tipuri de articole ca stocuri, dar fără a contabiliza efectiv numărul de bucăți (de exemplu șireturi sau pernițe). Unele optici nici măcar nu țin evidența stocului de lentile, caz în care depozitul servește practic doar ca evidență de prețuri. Posibilitățile sunt cu adevărat multe. Desigur, depozitul include și un modul de comision cu rapoarte despre produsele vândute de anumiți furnizori.

Suntem o optică mare cu sucursale și fiecare trebuie să aibă privilegii individuale pentru propriile stocuri, vânzări și gestionarea angajaților.

TISS dispune de drepturi și privilegii bine puse la punct pentru fiecare utilizator. Fie că este vorba de manager, proprietar, contabilă sau optician. TISS permite fiecărui grup de utilizatori să seteze drepturi separate, cum ar fi ce pot vedea, modifica sau crea. Anumiți utilizatori pot avea acces la TISS Optic doar de pe adresa IP a punctului de lucru al opticii (în funcție de setările rețelei dvs. – trebuie să fie o adresă IP fixă), iar alți utilizatori (de exemplu proprietarul) pot accesa sistemul de oriunde. În opticile mari, sunt disponibile și diverse rapoarte și analize manageriale necesare pentru decizii comerciale ulterioare.

Unele optici oftalmologice au nevoie doar de fișe de lucru (comandă) pentru fabricarea ochelarilor, iar în cadrul examinării trebuie înregistrate anumite date în fișa de refracție. Dacă optica nu are nevoie să înregistreze examinările în fișele de refracție, acestea pot fi pur și simplu dezactivate.

Fiecare optică are propriile sale parametri pe care îi înregistrează, motiv pentru care TISS Optic se adaptează fiecărei optici. Chiar și în cadrul datelor de lucru individuale, mai multe coloane pot fi activate sau dezactivate. Dar nu doar atât. Fiecare optică are chiar posibilitatea de a crea propriul format pentru cum va arăta rezultatul pentru client pe fișa de lucru. Dacă este necesar, se activează coloanele cu reduceri, prețuri înainte sau după reducere, iar dacă nu este nevoie, acestea se dezactivează pur și simplu.

Foarte simplu – cu un singur clic. Pentru că TISS Optic a fost dezvoltat chiar de opticieni, toate procesele sunt gândite să fie cât mai rapide și eficiente. Pe lângă preluarea datelor, este evidentă și istoricul tuturor examinărilor. Din istoricul examinărilor puteți folosi valorile măsurate și pentru comenzile viitoare ale aceluiași client.

TISS Optic se adaptează nevoilor dvs. – coloanele pentru valorile din fișa de comandă nu doar că nu se completează, ci pot fi dezactivate. Astfel, nu vă vor deranja. Dacă veți avea nevoie pe viitor, le puteți activa cu ușurință. În fișe există mai multe câmpuri pe care nu este obligatoriu să le folosiți.

În plus, fiecare optică are posibilitatea de a-și defini propriul design vizual pentru această fișă de comandă.

Ce se poate filtra și vizualiza? Practic, se poate filtra și vizualiza tot – fișele de stoc, informațiile despre vânzări sau achiziția de produse. TISS oferă și rapoarte complete pentru contabilitate. În gestionarea stocurilor, oferă informații despre valoarea stocului, contabilelor rapoarte sumare despre încasări, iar managerilor statistici de vânzări. O mulțime de date pot fi nu doar filtrate și categorizate, ci și exportate în mai multe formate pentru prelucrare ulterioară.

Clienții dvs. nu văd niciun fel de date și nu intră în contact cu sistemul TISS. Chiar dacă TISS Optic este online, accesul la el îl aveți doar dvs. și angajații dvs. – utilizatorii. Datele sunt gestionate doar de dvs. și sunt stocate pe serverele noastre securizate. Clientul primește de la personal doar o copie a fișei de lucru, eventual a fișei de refracție, bonul fiscal (chitanța de la casa de marcat) și, dacă este necesar, un proces-verbal de reclamație.

Fișa de comandă și fișa de refracție nu trebuie neapărat tipărite, pot fi trimise și prin email.

Procesarea loturilor este simplă – TISS cunoaște interfața de date actuală conform instrucțiunilor curente ale Autorității de Supraveghere a Asistenței Medicale. Nu este necesar să marcați manual pacienții care intră în loturi – TISS face selecția automat și avertizează în cazul lipsei unor parametri. De exemplu, dacă lipsește data din biletul de trimitere, TISS vă va atenționa înainte de trimiterea lotului.

O imprimantă simplă, pe care să puteți tipări fișa de lucru pentru client și pentru producție. Pentru TISS Optic nu este necesară schimbarea echipamentului existent. Bonurile fiscale se tipăresc pe casele de marcat marca Elcom și Varos, care suportă funcțiile sistemului TISS.

TISS lucrează cu coduri de bare la mai multe niveluri. Fiecare comandă este marcată cu un cod de bare pentru manipulare mai rapidă, iar produsele au propriul cod de bare. Se pot prelua codurile de la producător sau se poate aplica propria logică a codurilor. TISS poate imprima aceste coduri în listele de prețuri și rapoartele tipărite, precum și pe etichete de preț sau liste de prețuri.

Codurile de bare pot fi folosite și fără reprezentare grafică (așa-numitele „zebre”). Aceasta este folosită de opticiile care nu utilizează cititoare de coduri de bare (scanner), dar vor să aibă fiecare produs codificat clar.

Nu. Puteți avea și o casă de marcat virtuală sau o casă de marcat (imprimantă fiscală) care nu este conectată direct la TISS. Totuși, pentru ca TISS să transmită date direct către casa de marcat și pentru ca aceasta să răspundă înapoi în sistem, este necesar să aveți o imprimantă fiscală de marca Elcom eFox sau VAROS FT.

Se pot vinde din stoc produse cu denumiri diferite față de cele din fișa de stoc? Da, sistemul TISS permite utilizatorilor autorizați din fiecare firmă să factureze și să lucreze cu stocul conform necesităților.

TISS suportă imprimarea bonurilor fiscale doar de pe casele de marcat selectate, marca Elcom sau Varos. După introducerea plății, TISS trimite comanda de imprimare către casa de marcat, care tipărește bonul, iar în timpul acestui proces datele despre bon sunt transmise către Administrația Financiară și plata este înregistrată în sistemul TISS Optic la client și comanda sa. Sistemul TISS Optic nu este o casă de marcat, ci doar trimite informația și comanda de imprimare către imprimanta fiscală. Închiderea zilei și documentația pentru casă trebuie păstrate în continuare conform regulilor existente.

Unele programe se descarcă și se instalează. Datele sunt astfel stocate doar pe un anumit computer. Problema apare dacă acel computer se defectează iremediabil și datele se pierd sau dacă cineva vi-l fură. TISS Optic este online, deci nu este necesară nicio instalare. Funcționează similar cu internet banking-ul – vă autentificați introducând datele de securitate din orice loc din lume. Nu trebuie să vă temeți să schimbați computerul din optică, deoarece datele sunt centralizate pe server. Aceasta implică și întrebarea legată de securitate. TISS este la fel de sigur ca software-urile similare folosite în bănci și nu există motive de teamă privind pierderea sau furtul datelor. Mulți oameni se tem că cineva ar putea pătrunde în sistem și să fure datele. Însă este mult mai simplu, de fapt, să intre fizic în optică și să o jefuiască, acolo unde toate datele se află în contabilitate și pe hârtie. Temeri privind securitatea datelor din sistemul TISS nu sunt justificate.

Este decizia internă a firmei în ce condiții și în ce situații se va accepta un avans. Personalul are posibilitatea, după crearea comenzii, să înregistreze primirea avansului, iar această informație este notată în fișa de lucru (comandă), în comanda clientului, iar clientul primește un document de la eKasa pentru avans. La ridicarea ochelarilor, clientul plătește diferența și primește un alt document pentru restul de plată. Avansul poate fi înregistrat oricând, nu doar la momentul creării comenzii, ci și ulterior pentru o comandă existentă.

Datele despre clienții și pacienții dvs. sunt stocate pe servere administrate de noi și de furnizorii noștri de soluții server. Sunt cele mai mari companii din Slovacia, care oferă servere pentru bănci și alte instituții. Serverele sunt protejate nu doar fizic, ci și electronic, similar cu internet banking-ul dvs. În sistemul TISS se poate seta și nivelul de securitate – de exemplu, autentificarea doar de pe un anumit calculator sau adresă IP. Clienților noștri cu cerințe extreme de securitate li se răspunde prin astfel de setări.

Tot din motive de securitate, fiecare utilizator din TISS Optic are, fără excepție, obligația de a-și schimba parola la fiecare 3 luni.

Da. La fiecare examinare sau realizare de ochelari se poate înregistra diferită documentație, pe care o puteți încărca în sistem de pe computerul dvs. Funcționează similar cu atașarea unui fișier la un e-mail.

La trecerea la TISS Optic, este posibil să transferați date din programul anterior. Aceasta se referă în special la evidența și istoricul clienților, ochelarilor fabricați și examinărilor. Problema stocului este mai complexă, fiind necesar să se ia în considerare efectuarea unui inventar înainte de trecerea la noul software. Indiferent de aceasta, este totuși posibil să se transfere și stocurile în TISS.

Deoarece sistemul TISS funcționează online și nu necesită instalare, este suficient un computer (sau, de exemplu, chiar și o tabletă) cu acces la internet. Activarea unui cont complet funcțional durează doar câteva minute, iar configurările suplimentare necesită doar câteva clicuri pentru a ajunge la setarea ideală pentru nevoile fiecărui client. Cel mai bine este că toate setările le putem modifica dinamic pentru clienți. Este suficient să ne sunați sau să ne trimiteți un e-mail și vom activa noua setare sau privilegiu.

Personalul opticii nu are experiență cu un astfel de software, totul a fost făcut până acum pe hârtie. Va fi tranziția dificilă?

TISS este un sistem informatic în care fiecare vede doar ceea ce are nevoie pentru activitatea sa. Personalul opticii care nu efectuează examinări sau nu emite facturi nu trebuie să aibă aceste opțiuni de meniu activate. Totuși, este responsabilitatea managementului opticii să asigure cunoștințele de bază în utilizarea computerului și a internetului angajaților săi, lucru care în prezent nu mai reprezintă o problemă. Odată cu sistemul TISS, fiecare primește nu doar instruire, ci și un manual cu procedurile și procesele de bază. În fiecare companie este desemnat ulterior un responsabil de comunicare, care oferă colegilor consultanță în cazul unor dificultăți în utilizarea sistemului. Dacă problema este mai complexă, clientul se poate adresa oricând suportului nostru prin e-mail sau telefon.

În plus, dacă observăm o utilizare problematică a unei funcții, pregătim și manuale video pentru aceasta.

TISS este un sistem informațional robust, care, pe lângă modulele optice, dispune și de module pentru o excelentă administrare a unui magazin online de succes. De aceea, este păcat să nu se valorifice potențialul internetului. Fișele de stoc, pe care le aveți oricum pregătite pentru vânzare, sunt astfel transferate și pe site-ul dumneavoastră. Cu un sprijin adecvat al vânzărilor, puteți astfel câștiga și online.

Dorește să le aibă separate într-un alt program. Funcțiile sistemului TISS care vor fi utilizate depind în întregime de decizia opticii. Nu este necesar, de exemplu, să se emită facturi pentru casele de asigurări de sănătate direct în TISS Optic. De asemenea, nu este necesară conectarea la eCasa. Mulți clienți folosesc TISS doar pentru evidență și pentru ordine în fișele de lucru. Bonurile și facturile le emit în afara sistemului TISS.

 

TISS poate exporta diverse date, de exemplu, către Pohoda, Tangram, Omega. Le vom facilita contabililor dumneavoastră munca pe cât de mult posibil. Se pot exporta achizițiile, vânzările, datele complete privind facturarea sau clienții.

Nu. TISS este destinat unei activități clare și unei evidențe organizate pentru optica oftalmică. Se înregistrează clienții, examinările acestora, stocul de produse și vânzările totale. TISS poate fi folosit și ca gestiune de stocuri, cu evidența exactă a mișcărilor din depozit, însă acest lucru nu este obligatoriu. Dacă TISS este utilizat ca o imagine fidelă a stocului, acesta oferă mai multe tipuri de rapoarte și exporturi necesare pentru programele contabile. Totuși, TISS nu înlocuiește contabilitatea propriu-zisă. Este însă posibil să se transfere diverse date către programele contabile.

Nu. TISS funcționează independent. Însă, dacă doriți să utilizați magazinul online împreună cu TISS, este mai simplu să îl adaptați astfel încât să fie compatibil cu TISS.

La toate rapoartele tipărite pe care TISS le generează se poate adăuga orice text. Aceasta înseamnă că, în fișa de lucru pentru ochelari, se introduce un text cu instrucțiuni pentru client, precum și un spațiu pentru semnătură pentru acordul privind prelucrarea datelor cu caracter personal, pe care clientul îl va semna pe copia dumneavoastră a fișei de lucru.

TISS, la evidența comenzii, înregistrează și consimțămintele oferite de client — fie consimțământul pentru utilizarea în scopuri de marketing a anumitor date, fie alte tipuri utilizate. De asemenea, TISS tipărește pe verso-ul foii comenzii textele consimțăminților pentru semnătura clientului. Aceste texte sunt personalizabile individual pentru fiecare optică, deoarece fiecare optică poate avea propriile formulări.

Dacă în sistem se înregistrează și informații cu caracter de documentație medicală sau coduri de identificare ale clienților, este necesar să existe proiecte de securitate adecvate. Proiectul de securitate sau directivele sunt în responsabilitatea fiecărei optici. Compania noastră oferă sprijin complet în elaborarea acestei documentații, dar documentația pentru protecția datelor cu caracter personal este realizată intern de fiecare firmă, optică sau clinică. Compania noastră are un proiect de securitate conform legislației în vigoare și Regulamentului UE privind Protecția datelor, dar utilizarea sistemului TISS necesită ajustarea acestei documentații și la fiecare firmă care folosește TISS.

La toate rapoartele tipărite din TISS Optic se pot adăuga diverse texte. Printre cele mai frecvente se numără instrucțiunile de utilizare și un extras din regulamentul de reclamații (solicitat de lege). De asemenea, nu trebuie uitată obligația de a menționa informațiile privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale clienților. TISS tipărește toate consimțămintele relevante nu doar pe fișele de comandă sau de refracție, ci și ca rapoarte tipărite distincte.

Conținutul îl reprezintă tipurile de date necesare pentru statistici mai detaliate ale vânzărilor și controlul angajaților. Include, de asemenea, informații privind marja de profit și performanța filialelor, orele de vânzare (utile pentru adaptarea și planificarea personalului din magazin), monitorizarea clientelei (clienți noi versus clienți care revin) și alte informații. Rapoartele manageriale sunt completate periodic cu datele solicitate de optica noastră.

Da. Dacă este necesar, această funcție poate fi dezactivată pentru anumiți angajați, astfel încât vânzarea să fie limitată doar la articolele din listele de prețuri și din stoc.

Nu se întâmplă nimic. Sistemul este online, pur și simplu aduceți un computer nou, deschideți internetul, accesați www.system.tissoptic.ro, vă autentificați și funcționați ca și până acum. Imaginați-vă acest lucru în paralel cu internet banking-ul: ați pierde banii din internet banking dacă s-ar strica computerul prin care faceți plățile? Nu. Tocmai pentru că datele sunt stocate în cloud, pe serverele noastre, la fel cum banii sunt stocați în banca dumneavoastră.

Pentru optici mici, familiale, dar și pentru optici mari. Avantajul sistemului este modularitatea. Așa cum este menționat în lista funcțiilor, toate funcțiile pot fi activate, dezactivate sau adaptate pentru nevoile unei optici mici sau mari. Multe optici înregistrează stocurile cu precizie până la euro, altele nu țin deloc evidența stocului și folosesc TISS Optic doar pentru evidența clienților.

Prețurile noastre sunt transparente și le puteți consulta în secțiunea Prețuri. Sistemul funcționează pe bază de abonament lunar, în prețul căruia beneficiați de numeroase servicii și de suport nelimitat prin hotline. Sistemul nu poate fi achiziționat printr-o plată unică tocmai pentru că îl îmbunătățim, actualizăm și dezvoltăm în mod constant.

Desigur. TISS Optic este un software online, ceea ce înseamnă că nu instalați nimic. Accesul la program se face prin autentificarea pe site-ul www.system.tissoptic.ro. Funcționează similar internet banking-ului. Puteți accesa programul nu doar de pe un singur computer cu Windows, ci de pe orice dispozitiv care are acces la internet.

TISS Optic are un modul universal de fidelitate, care funcționează pe baza acumulării de puncte. Clientul primește un card de fidelitate cu un număr unic. Cardurile, cu logo-ul dumneavoastră, le furnizăm noi sau le puteți produce printr-o agenție de publicitate. La plata achiziției, acest card este scanat și pe el se adaugă numărul de puncte = suma cheltuielii curente. La următoarea achiziție, plata se poate efectua cu punctele de fidelitate. Valoarea unui punct, adică echivalentul a 1 lei cheltuiți în achizițiile anterioare, este decisă de optică. De asemenea, optica decide dacă cardurile sunt transferabile în familie, complet netransferabile și cine poate beneficia de avantajele lor.

Dacă optica utilizează programul de fidelitate, acesta diferă de la o optică la alta. Este însă un avantaj că TISS poate fi adaptat în majoritatea cazurilor la modul dumneavoastră obișnuit de operare.

Da. Protocolul de reclamații este unul dintre numeroasele rapoarte tipărite pe care TISS le gestionează. Lista reclamațiilor face parte din sistem.

Da. Valorile stocului în consignație pot fi separate la calcul și în rapoartele valorii stocului propriu, astfel încât să nu intre în valoarea patrimoniului opticii. Sistemul oferă, de asemenea, o evidență a produselor în consignație vândute într-o perioadă aleasă, astfel încât să puteți transmite acest raport furnizorului în consignație.

Inventarierea poate fi realizată separat pentru produsele în consignație sau pentru produsele din proprietatea opticii (în stocul propriu).

După realizarea inventarului, se poate tipări valoarea actuală a stocului (propriu sau în consignație) pe diferite categorii (de exemplu, doar valoarea lentilelor, doar valoarea accesoriilor sau ramelor etc., și se pot grupa și după furnizori). De asemenea, se pot tipări diferențele constatate și evaluarea acestora în prețul de stoc.

Se poate reveni și asupra valorilor inventarului, de exemplu pentru a realiza inventarul din 15.01., comparând stocurile înregistrate la 01.01. a acelui an. Aceasta se numește inventar retroactiv.

La toate rapoartele tipărite se poate adăuga un titlu personalizat, de exemplu, dacă realizați inventarul la 31.12., dar efectiv îl faceți abia pe 03.01. anul următor, puteți schimba antetul documentului în „Stoc la 31.12.2025”.

Nu. Cel mai important motiv este că nu dorim să aglomerăm stocul clientului cu sute de fișe de stoc nou create (sau doar fișe de preț). Fiecare optică își creează structura stocului de lentile pe baza recomandărilor noastre, iar această structură este mult mai simplă și mai mică decât listele de preț ale furnizorilor. Cu toate acestea, lista de preț este complet inclusă și în TISS se regăsește totul din diversele liste de preț. Importul listelor de preț din fișiere de date este totuși posibil la cerere individuală.

Da. Așa cum am menționat în mai multe locuri, TISS Optic este online, deci nu este necesară nicio instalare. Funcționează similar internet banking-ului dumneavoastră – vă autentificați folosind datele de securitate de oriunde din lume. În același timp, un angajat poate face stocarea produselor noi, altul poate vinde în magazin și un al treilea poate lucra cu sistemul în birou.

Această funcționalitate este importantă, de exemplu, pentru inventar, deoarece acesta poate fi realizat simultan de pe mai multe computere și tablete, nu doar de pe un singur dispozitiv. Astfel, inventarul durează mult mai puțin.