Evidența documentelor

Sistemul permite crearea prețurilor produselor pe baza formulelor (indexurilor) legate de prețurile de achiziție, în funcție de marja dorită sau după propria decizie. Formarea prețurilor este strâns legată și de posibilitatea acordării diferitelor tipuri de reduceri clienților selectați sau reduceri pe baza citirii cardului de client al opticii dumneavoastră. Dacă personalul are drepturile corespunzătoare, poate acorda o reducere excepțională chiar la vânzare.

Sistemul permite evidența pentru un produs în firmă, dar pe mai multe sucursale, cu prețuri de vânzare diferite pentru fiecare sucursală în parte.

Avizele de însoțire a mărfii și facturile primite se evidențiază în TISS Optic mai ales dacă se gestionează și stocul. Unele optici evidențiază stocul doar în contabilitate și nu înregistrează documentele primite. Modularitatea și posibilitatea de a adapta TISS Optic direct nevoilor fiecărei optici permit astfel ajustarea a ceea ce și în ce măsură se va înregistra.

Unii clienți care folosesc TISS Optic înregistrează documentele primite doar pentru a ști pe baza cărui document au achiziționat cadrul respectiv. Sunt multe posibilități. TISS Optic se poate adapta.

Fiecare produs are alocată o fișă de stoc în care se evidențiază în principal denumirea sa, prețul de vânzare. Dacă optica folosește și gestiunea stocului, se înregistrează și prețul de achiziție, marja și statisticile de vânzări pentru acel produs.

În fiecare fișă de stoc se notează fiecare operațiune cu produsul. Se urmărește întotdeauna pe baza cărui document a fost cumpărat produsul și la ce preț. Sistemul înregistrează în fișa de stoc și clientul căruia i s-a vândut produsul. Dacă produsul a fost cumpărat din nou în stoc, se urmăresc și noile prețuri de achiziție și se calculează dinamic valoarea actualizată a stocului pentru acel produs. În fiecare optică este posibilă evidența recalculării dinamice a prețului de stoc, calculată proaspăt pe baza prețurilor de achiziție curente (calcul realizat ca medie ponderată a tuturor prețurilor de achiziție) sau este posibil să se seteze un preț fix de stoc, care să nu se mai modifice. Motivele pentru una sau alta setare sunt diferite și depind de nevoile și procesele din optica respectivă.

Dacă se înregistrează avizele de însoțire și facturile primite, este posibilă evidența stocurilor și astfel obținerea unei gestiuni complete a stocurilor, inclusiv mișcările, inventarele și rapoartele pentru contabilitate.

În TISS Optic este posibilă evidența separată a ieșirilor pentru comision și stocul propriu. TISS Optic poate evalua produsele nu doar pentru întregul stoc, ci și separat pe furnizori sau mărci.

Cel mai mare coșmar pentru multe optici este realizarea inventarului. Inventarul în TISS este simplu și intuitiv, realizarea lui poate fi urmărită în videoclipul atașat.

În cazul în care numărul stocurilor pentru un anumit produs scade sub nivelul setat, sistemul notifică automat persoana responsabilă despre necesitatea de a comanda cantitatea dorită. Aceste notificări sunt generate pe baza vânzărilor estimate conform trecutului și pe baza setărilor produsului. Funcția de gestionare a nivelurilor stocurilor este utilizată mai ales de opticile cu stocuri de lentile sau soluții.

TISS Optic tipărește liste de prețuri, dar și diferite tipuri de etichete de preț. Există mai multe tipuri de etichete inclusiv cu coduri de bare, utilizate de optici. Codurile de bare ușurează foarte mult munca nu doar la vânzare, ci și la inventar.

Exemple de coduri de bare în optici:

Prezintă cele mai frecvent utilizate etichete în opticile care folosesc TISS.

Dacă optica are mai multe sucursale în rețeaua sa, personalul poate (dar nu este obligatoriu – depinde de setare) să vadă stocurile altor sucursale, astfel putând oferi clientului o alternativă unde își poate găsi ochelarii mai repede sau sucursala îi poate solicita și transfera din altă optică. Transferurile între sucursale au o valoare importantă în gestiunea stocurilor.

Sistemul suportă și funcția de prețuri de vânzare diferite pentru o singură fișă de stoc în diferite sucursale. Acest lucru este apreciat de opticile cu sucursale răspândite în regiuni cu putere de cumpărare diferită.

Codurile de bare pentru manipularea rapidă a articolelor din stoc, comenzilor și achizițiilor sunt suportate în întregul sistem TISS Optic. Sistemul oferă mai multe metode de creare a acestor coduri, de la generarea individuală până la preluarea codurilor existente, de exemplu pentru soluții sau produse auxiliare. Inventarul produselor marcate cu coduri de bare poate fi astfel realizat de personal în doar câteva minute.